Dataskydd

Som registeransvarig åtar sig Biocodex Oy, med säte i Finland på adressen Metsäneidonkuja 8, Box 52, 02101 Espoo (”utgivaren”), att följa de regler som gäller för skydd av personuppgifter, i synnerhet förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 – Allmän dataskyddsförordning (GDPR) (”dataskyddsförordningen”) vid behandling av personuppgifter på webbplatsen www.biocodex.fi (”webbplatsen”).

Integritetspolicy

Användaren kan navigera fritt på webbplatsen utan att uttryckligen behöva lämna några personuppgifter. Användaren kan dock bli ombedd att tillhandahålla personuppgifter, till exempel genom att kontakta utgivaren. Webbplatsen använder dessutom ”cookies” som kan skicka uppgifter om användare till tredje part.

Varje onlinetjänst som används på webbplatsen begränsar insamlingen av personuppgifter till vad som är absolut nödvändigt och åtföljs av information som särskilt beskriver:

• ändamålet med behandlingen för vilka personuppgifterna samlas in
• behandlingens rättsliga grund
• källan till uppgifterna (om inte användaren tillhandahåller dem)
• om insamlingen är obligatorisk eller valfri
• de personkategorier som berörs
• vilka som är mottagare av uppgifterna
• hur länge uppgifterna lagras
• eventuella överföringar av personuppgifter utanför EU
• den registrerades rättigheter och hur de utövas.

Utgivaren vidtar alla nödvändiga försiktighetsåtgärder för att bevara de personuppgifter som samlas in från webbplatsens användare säkra, och strävar i synnerhet efter att förhindra att uppgifterna förvanskas, skadas eller kan nås av obehörig tredje part.

I enlighet med dataskyddsförordningen har användare av webbplatsen som identifierat sig rätt till tillgång, rättelse och radering av sina personuppgifter, rätt till dataportabilitet samt rätt till begränsning och invändning mot behandlingen av sina personuppgifter. Användare kan utöva sina rättigheter genom att kontakta Biocodex personuppgiftssamordnare via kontaktformuläret eller genom att skicka en begäran till: Personuppgiftssamordnare, Metsänneidonkuja 8, Box 52, 02101 Espoo, Finland. Användare har också rätt att rikta klagomål till tillsynsmyndigheter.

Administration av webbplatsen

Ändamålet för behandlingen av personuppgifter är att administrera webbplatsen. Behandlingen gör det möjligt för utgivaren att:

• skapa och publicera innehåll
• erbjuda onlinetjänster till användare (kontaktformulär, prenumeration på nyhetsbrev o.s.v.)
• utföra teknisk administration i samband med leverantörer som berörs av behandlingen
• hantera säkerheten
• producera besöks- och användarstatistik för de onlinetjänster som erbjuds till användare.

Med hänvisning till dataskyddsförordningens artikel 6(1)(f) är behandlingen nödvändig på grundval av utgivarens berättigade intressen (kommunikation och publicering på internet av information av institutionell, marknadsföringsmässig och/eller vetenskaplig art).

Behandlingen berör:

• utgivarens personal som ansvarar för publicering av innehåll och teknisk administration av webbplatsen
• de personer som anges i publicerat material
• användare av webbplatsen
• personal hos berörda tjänsteleverantörer.

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

• uppgifter som rör personer som är föremål för publicering (namn, yrke, kontaktuppgifter o.s.v.)
• navigeringsdata från webbplatser (tidsstämplar, användares IP-adresser, teknisk information om användares enheter och webbläsare, platsinformation och cookies) och digitala plattformar via delningsknappar och media (cookies och andra spårnings­tekniker)
• uppgifter som rör hantering av de tjänster som erbjuds användare
• uppgifter som rör hantering av publicerat material (ändamål, leverans, uppföljning och statistik)
• uppgifter som rör hantering av tekniska tjänster (tidsstämpling och syfte med förfrågan, uppföljning, uppföljningsdata och statistik)
• statistik över webbplatsens besökare och användningen av de onlinetjänster som erbjuds till användare.

Uppgifterna kan komma från:

• utgivarens personal som är ansvariga för publicering av innehåll på och teknisk administration av webbplatsen
• medverkande i publicerat material
• webbplatsens användare
• personal hos berörda tjänsteleverantörer
• webbplatser som tillhör tredje part (webbplatser, sociala nätverk, sökmotorer o.s.v.).

Uppgifter som samlas in under navigation och som inte är nödvändiga för webbplatsens funktion (till exempel vissa typer av cookies) är frivilliga. Såvida inte annat anges är övriga uppgifter som samlas in obligatoriska.

Lagring av personuppgifter:

• Publicerade uppgifter finns kvar online till dess att webbplatsen stängs och arkiveras därefter i 5 år.
• Uppgifter som rör kommunikation med serviceleverantörer sparas i 5 år efter att avtalsförhållandet upphört.
• Loggdata sparas i 6 månader, med förbehåll för rättsliga förpliktelser och särskilda risker.
• Uppgifter som är nödvändiga för att producera statistik över besökare och användningen av onlinetjänster sparas i ett format som omöjliggör identifiering via IP-adresser och inkluderar en identifikator (kopplad till en cookie) som sparas i högst 13 månader (såvida inte den berörda personen invänder mot detta).

Eftersom publicerat material finns på internet är det tillgängligt även utanför EU.

Onlinetjänsten ”kontaktformulär”

Ändamålet för behandlingen av personuppgifter är att hantera förfrågningar som görs online. Behandlingen gör det möjligt för utgivaren att:

• ta emot förfrågningar och rapporter som skickas till utgivaren
• övervaka korrespondens med webbplatsens användare
• uppfylla sina skyldigheter vad gäller säkerhetsövervakning och dataskydd
• generera statistik kring tjänsten.

Den rättsliga grunden för behandlingen är utgivarens berättigade intresse (hantera relationen med webbplatsernas användare).

Behandlingen berör användare av webbplatsen som önskar kontakta utgivaren online.

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

• Förfrågarens identitet (namn, företag)
• Förfrågarens kontaktuppgifter (e-postadress)
• Förfrågan (meddelande)
• Vidtagen åtgärd
• Aktivitetsstatistik

Kontaktformuläret gör det möjligt att samla in obligatoriska uppgifter för att behandla förfrågningar på ett lämpligt sätt.

Uppgifterna sparas i 5 år från att förfrågan behandlas. Om kommunikationen ingår i säkerhetsövervakningen kan den dock sparas i upp till 10 år efter att den berörda produkten dragits bort från marknaden.

Uppgifterna är ämnade för utgivarens personal som:

• ansvarar för att behandla korrespondens som rör webbplatsen
• ansvarar för publicering av innehåll och teknisk administration av webbplatsen
• har i uppgift att administrera säkerhetsövervakning.

Uppgifterna tas även emot av personal hos berörda tjänsteleverantörer.

Om cookies

Utgivaren använder olika cookies på webbplatsen i syfte att mäta antalet besökare och integrera tjänster som gör webbplatsen mer interaktiv.

Vad är en cookie?

En cookie är en textfil som kan sparas på användarens enhet under besök på webbplatser. Cookies är ett viktigt verktyg som gör det möjligt för organisationer att få insikter om sina användares aktiviteter på nätet.

Cookies är vanligen små och har igenkännbara namn. De skickas till användarens webbläsare av de webbplatser som besöks. Webbläsaren sparar cookies en viss tid och skickar tillbaka dem varje gång användaren återvänder till samma webbplats. Cookies kan i princip enkelt granskas och raderas.

Cookies är i sig själva inte skadliga eftersom de inte innehåller någon körbar kod. De fyller viktiga funktioner för webbplatser: de kan användas för att komma ihåg användaruppgifter och webbläsarinställningar samt spåra surfmönster för statistik och marknadsföring o.s.v.

Cookies kan emellertid spara så mycket uppgifter att användare kan identifieras utan sitt medgivande och kan i vissa fall användas för att profilera användare. Därför måste hanteringen av cookies ske inom ramen för dataskydd.

Hantering av cookies

Användaren kan förhindra att cookies sparas på enheten och radera befintliga cookies via webbläsarens inställningar. För information om hur cookies hanteras hänvisas till den aktuella webbläsarens hjälpfunktion.

Lägg märke till att webbplatsen och andra webbplatser eventuellt inte fungerar som tänkt om cookies stängs av i webbläsaren.

Två typer av cookies används på webbplatsen:

Absolut nödvändiga cookies

Dessa cookies gör att webbplatsens huvudsakliga tjänster fungerar optimalt. De kräver inte användarens godkännande.

Cookie	Ändamål	Spara
Tartaucitron	Sparar användarens val att godkänna cookies	12 månader
Anges vid behov	Anges vid behov	Anges vid behov

Cookies från tredje part

Webbplatsen förlitar sig på vissa tjänster som tillhandahålls av tredje part. Dessa tjänster är:

• Google Analytics
• YouTube
• Vimeo
• Facebook
• Twitter

Tredje part använder cookies som placeras av dessa tjänster för sina ändamål. Med hjälp av dessa cookies kan tredje part komma att samla in och för egen räkning använda användarens surfmönster i syfte att erbjuda exempelvis riktade annonser och innehåll baserat på användarens surfhistorik. För mer information hänvisas användaren till dessa tredje parters integritetspolicyer via webbplatsens cookie­hanterings­modul.

Gå till cookiehanteringsmodulen

Som standard placerar inte webbplatsen dessa cookies från tredje part på användarens enhet. Användaren kan dock godkänna att de placeras via cookiehanteringsmodulen eller direkt via en kontextuell godkännandeförfrågan, till exempel vid aktivering av en extern video. Användaren kan göra inställningar för hela webbplatsen eller för de enskilda tjänsterna. Inställningarna kan när som helst ändras genom att öppna cookiehanteringsmodulen via den permanenta länken längst ned på sidan.

Rekrytering

Vad är dess syfte och på vilken rättslig grund?

Syftet med rekryteringen är hantering av jobb- och praktikansökningar. Det låter rekryteraren:

1. Hantera rekryteringsprocessen:

• Ta emot och spara kandidatansökningar
• Spåra kandidaternas ansökningar (kandidaternas urval, tester, intervjuer etc.)
• Ge feedback till kandidater
• Fastställ steg innan du ingår ett avtalsavtal
• Hantering av rättstvister (om tillämpligt)

2. Skapa och hantera en CV-databas

Mål 1: hantera kandidater Ansökningar om jobb och praktik gör det möjligt att fastställa steg innan ett avtalsavtal ingås (6.1.b).

Mål 2: hantera kandidater Ansökningar om jobb och praktik är nödvändiga för de berättigade intressena (6.1.f): för humankapitalförvaltning för att säkerställa hög prestanda när det gäller företagets verksamhet.

Vilken data håller vi reda på och hur länge?

Nedan följer uppgifterna som spåras:

• Sökandens identitet och kontaktuppgifter (titel, efternamn, förnamn, postadress, e-post, telefonnummer)
• Examen och tilläggsutbildningar
• Professionell erfarenhet
• Följebrev och nyckelerfarenhet
• Ansökan (resumé, testresultat, intervjuer och intervjuer, detaljerade uppgifter, lön, referenser, kontrakt och kontraktets längd, etc.)
• Korrespondens mellan rekryteraren och de sökande

Uppgifterna kan komma direkt från den sökande, ledningen, HR-avdelningen eller från externa källor (webbplatser/sociala nätverk, rekryteringsbyråer, skolor, arbetsförmedlingar, etc.).

Att tillhandahålla data av den sökande eller av en tredje part är nödvändigt för rekryteringsprocessen eftersom den del som tillhandahålls kommer att vara användbar för att skapa ett avtal om anställning.

För framgångsrika sökande bevaras uppgifterna så länge som en anställd finns inom företaget, sedan arkiveras och raderas under samma villkor som HR-filerna. För misslyckade ansökningar:

• Ansökan sparas i upp till 2 år i den aktiva databasen efter att den sökande lämnat sitt samtycke.
• Ansökningsfilen arkiveras i 5 år för att säkerställa en möjlig rättslig regress med hänsyn till gällande preskriptionstid. Efter denna period raderas ansökningsfilen med alla dess handlingar.

Till vem är uppgifterna avsedda?

Uppgifterna är avsedda för:

• Den sökande
• Rekryteringsteamet (HR-avdelning, chefer, etc.)
• Tjänsteleverantörer, organisationer och webbtjänster specialiserade på rekrytering (rekrytering/bemanningsföretag, arbetssökande organisationer, CV-bibliotek, skolor, forum, etc.)

Ingen data överförs utanför Europeiska unionen, såvida inte den öppna positionen är placerad i ett dotterbolag (expatriering).